Bukan Sekadar Magang, Mahasiswa di PPID Setwan Jabar Belajar Memahami Pelayanan Publik

REPUBLIKAN – Program magang di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menjadi ruang pembelajaran bagi mahasiswa untuk memahami secara langsung tata kelola pemerintahan, khususnya dalam pelayanan dan keterbukaan informasi publik.

Melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, mahasiswa yang tergabung dalam sebutan internal Young Talent PPID dilibatkan dalam berbagai aktivitas pendukung pelayanan informasi publik.

Kegiatan tersebut meliputi pemantauan media (media monitoring), penyusunan agenda kegiatan, dokumentasi dan pelaporan penerimaan tamu, pembuatan notulensi, pengelolaan data layanan, hingga membantu proses permohonan informasi.

Pengalaman tersebut memberikan pemahaman bahwa pelayanan informasi publik tidak hanya berkaitan dengan penyampaian informasi kepada masyarakat, tetapi juga membutuhkan ketelitian, verifikasi data, koordinasi, serta tanggung jawab dalam memastikan informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan.

Bagi Marzatus Safirah, mahasiswa Program Studi Hubungan Internasional, Fakultas Ilmu Sosial dan Edukasi, President University, kegiatan magang membuka kesempatan untuk mengenal praktik pelayanan publik yang tidak sepenuhnya diperoleh melalui pembelajaran di bangku kuliah.

Safirah mengaku banyak belajar dari tugas menerima dan menyambut tamu, mencatat data kunjungan, hingga menyusun laporan kegiatan.

“Yang saya pelajari adalah betapa pentingnya bahasa tubuh dan tata bicara kita dalam berkomunikasi dengan masyarakat dan rekan kerja,” ujar Safirah.

Selain menjalankan tugas pelayanan, Safirah juga berkesempatan berinteraksi dengan tamu dari berbagai daerah serta menyaksikan secara langsung kegiatan kedewanan, termasuk rapat komisi dan rapat paripurna DPRD Provinsi Jawa Barat.

Pengalaman tersebut memberinya gambaran mengenai dinamika kerja di lingkungan pemerintahan, sekaligus pentingnya komunikasi yang baik dalam mendukung pelayanan kepada masyarakat.

Keterbukaan Informasi Butuh Ketelitian

Pengalaman serupa dirasakan Erika Nuraeni, mahasiswa Program Studi Hubungan Internasional, Fakultas Ilmu Sosial dan Bisnis, International Women University.

Sebelum mengikuti program magang, Erika mengira pekerjaan PPID lebih banyak berkaitan dengan administrasi dan pengarsipan. Namun, keterlibatan langsung dalam kegiatan pelayanan informasi membuatnya memahami bahwa fungsi PPID jauh lebih dinamis.

“Ternyata alur kerja PPID sangat dinamis dan proaktif. PPID menjadi jembatan antara lembaga dengan publik. Saya juga baru memahami bahwa keterbukaan informasi bukan sekadar membuka semua data tanpa batas, tetapi ada keseimbangan antara hak masyarakat untuk tahu dengan perlindungan terhadap informasi tertentu,” jelas Erika.

Selama magang, Erika terlibat dalam rekapitulasi layanan informasi dan pemantauan media. Dari kegiatan tersebut, ia melihat pentingnya membedakan informasi yang berkembang di ruang digital dengan informasi resmi yang disampaikan lembaga.

Menurutnya, informasi di media sosial kerap dikemas secara emosional atau hanya menampilkan bagian tertentu dari suatu peristiwa. Sementara itu, informasi resmi membutuhkan verifikasi, konteks, dan kelengkapan data agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Pengalaman tersebut juga mengubah pandangannya terhadap birokrasi pemerintahan.

“Dulu saya berpikir birokrasi itu serba lambat dan kaku. Setelah melihat dari dekat, ternyata di PPID ritmenya cepat, harus tanggap terhadap respons publik, dan terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi digital,” ujarnya.

Pelayanan Publik Perlu Empati

Sementara itu, Tiara Eka Rabbania, mahasiswa Ilmu Politik, Fakultas Ilmu Sosial dan Bisnis, International Women University, memperoleh pengalaman berharga ketika melihat masyarakat menyampaikan aspirasi dan pengaduan.

Bagi Tiara, pengalaman tersebut memperlihatkan bahwa pelayanan publik bukan semata-mata menyelesaikan pekerjaan administratif. Ada kebutuhan masyarakat yang harus didengar dan dipahami dengan baik.

“Saya belajar bahwa setiap orang memiliki permasalahan dan kebutuhan yang berbeda-beda. Penting bagi kita untuk mendengarkan mereka dengan baik dan tidak langsung menghakimi,” ungkap Tiara.

Ia menilai, kemampuan berkomunikasi, berempati, dan memahami persoalan masyarakat merupakan bagian penting dalam memberikan pelayanan yang berkualitas.

“Pelayanan publik bukan sekadar menjalankan tugas, tetapi juga bagaimana kita memahami, menghargai, dan merespons kebutuhan masyarakat dengan baik,” tambahnya.

Pengalaman tersebut sekaligus memberikan pemahaman bahwa kualitas pelayanan dan informasi yang disampaikan lembaga memiliki kaitan erat dengan kepercayaan masyarakat terhadap institusi pemerintah.

Dorong Informasi Publik Lebih Dekat dengan Generasi Muda

Keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan PPID juga menghadirkan perspektif generasi muda mengenai tantangan komunikasi pemerintah di era digital.

Di tengah kebiasaan masyarakat, khususnya generasi muda, yang mengakses informasi melalui media sosial, lembaga pemerintah dituntut mampu menyampaikan informasi secara menarik dan mudah dipahami tanpa mengabaikan akurasi serta substansinya.

Erika mengusulkan penyajian informasi melalui konsep *snack content*, yakni konten singkat yang menggabungkan unsur cerita, visual, dan format interaktif.

Sementara itu, Tiara menilai video pendek, infografis, serta konten tanya jawab melalui Instagram dan TikTok dapat menjadi alternatif untuk mendekatkan informasi publik kepada generasi muda.

Adapun Safirah menekankan pentingnya sosialisasi mengenai mekanisme permohonan informasi melalui kanal resmi agar masyarakat memiliki akses terhadap informasi yang jelas dan terverifikasi.

Pandangan tersebut menunjukkan bahwa pengembangan pelayanan informasi publik tidak hanya membutuhkan tata kelola yang baik, tetapi juga strategi komunikasi yang mampu mengikuti perubahan perilaku masyarakat dalam mengakses informasi.

Magang Menjadi Pembelajaran Dua Arah

Program magang di PPID Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menjadi ruang pembelajaran dua arah antara mahasiswa dan lingkungan pemerintahan.

Mahasiswa memperoleh pengalaman praktis mengenai pengelolaan informasi, administrasi, komunikasi, pelayanan masyarakat, serta dinamika isu publik. Pada saat yang sama, kehadiran mereka membawa perspektif generasi muda yang dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan komunikasi dan layanan informasi publik.

Pengalaman tersebut memperlihatkan bahwa keterbukaan informasi bukan hanya tentang menyediakan data, melainkan juga memastikan informasi disampaikan secara akurat, sesuai ketentuan, dan dapat dipahami masyarakat.

Melalui program ini, mahasiswa diharapkan tidak hanya memperoleh pengalaman kerja sebagai bagian dari proses akademik, tetapi juga membangun pemahaman mengenai pentingnya integritas, ketelitian, empati, dan tanggung jawab dalam pelayanan publik.

Bagi PPID Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, keterlibatan mahasiswa magang diharapkan dapat terus menjadi bagian dari proses pembelajaran bersama untuk mendorong layanan informasi publik yang adaptif, responsif, informatif, dan semakin dekat dengan kebutuhan masyarakat.[R]